Управление ИТ-активами и инвентаризация: в чем суть?

Долгое время информационные технологии (ИТ) и сопутствующие им департаменты рассматривались только как издержки. Концепция сочетания «актив» с ИТ даже не обсуждалась. Руководители продолжали отстаивать свои позиции на планерках, так как бизнес-сектора определяли направления. Однако с развитием цифровизации, технологии стали необходимыми в самых разных областях, от сервиса до изготовления.

Разнообразие технологий и устройств возросло, что затруднило их управление без систематизации. Для компаний неэффективное применение инструментария приводит к убыткам, и именно тогда ИТ стали рассматриваться как активы, обеспечивающие рентабельность и поддержку бизнеса. В результате появилась сфера, известная как управление ИТ-активами (ITAM). Это направление иногда рассматривается как часть управления ИТ-услугами (ITSM), хотя у них разные акценты: первое касается ресурсов, второе - услуг.

Что такое ИТ-активы?

Понятие ИТ-актива является ключевым в контексте эффективного управления ресурсами компании, использующими информационные технологии. С ростом и разнообразием технологий компании сталкиваются с трудностью в предоставлении единого определения ИТ-актива. Следовательно, многие организации адаптируют понимание активов, исходя из своих специфических бизнес-потребностей.

Термин ИТ-актива становится важным для эффективного управления IT. Ключевые виды активов можно разделить на аппаратные ресурсы, контракты с третьими сторонами, внутренние разработки и лицензии на программное обеспечение (ПО). Успешное управление ИТ-активами требует внедрения процессов на всех стадиях их жизненного круга: от планирования до утилизации.

Основные типы ИТ-активов

·         Инфраструктурные аппаратные средства - включают сетевые технологии, физические серверы, центры обработки данных и персональные устройства.

·         Договоры с третьими сторонами – такие как аренда вычислительных мощностей, которые, хотя и не являются собственными активами, рассматриваются как важные для бизнеса.

·         Внутренние разработки - программные решения и другие ресурсы, созданные внутренними ИT-специалистами.

·         Лицензии на программы – права на эксплуатацию ПО, разработанного другими компаниями.

·         Устройства пользователей - например, ноутбуки, ПК и смартфоны, которые принадлежат компании.

·         Цифровые данные – сведения, которые генерируются и хранятся в рамках жизненного цикла компании.

В чем суть управления IT-активами

Управление ИТ-активами (ITAM) включает процессы, способствующие контролю и эффективному управлению активами на всех этапах их жизненного цикла: от планирования и приобретения до эксплуатации и удаления. Важно, чтобы управление ИТ-активами охватывало 12 главных областей:

·         Управление закупками

·         Управление идентификацией ресурсов

·         Управление соответствием

·         Управление коммуникациями и знаниями

·         Управление утилизацией

·         Управление документацией

·         Управление финансами

·         Управление юридическими вопросами

·         Управление политиками

·         Управление программами

·         Управление проектами

·         Управление поставщиками

Управление ИТ-активами отличается от управления IT-сервисами тем, что специалистам удается говорить с бизнес-структурами «на языке денег», что является значимым аспектом для гармонизации стратегий развития информационных технологий и бизнеса в целом. Это создает предпосылки для синергии между различными подразделениями и способствует успешному развитию организации.

Инвентаризация ИТ-активов

Эффективное управление ИТ-активами начинается с инвентаризации. На этом этапе компании собирают данные о всех своих ресурсах: от серверов и компьютеров до программного обеспечения и лицензий. Важно не только зафиксировать наличие активов, но и отслеживать их текущее состояние, что позволяет проводить анализ и оценивать стоимость каждого элемента. Инвентаризация помогает избежать потерь, связанных с утратой или неправильным использованием ресурсов.

Далее, не менее важным шагом является планирование. Компании должны разрабатывать стратегии по оптимизации использования активов, учитывая их жизненный цикл. Важно предусмотреть возможности обновления и замены устаревших технологий. Такие меры помогают снизить затраты и увеличить рентабельность инвестиций, обеспечивая бизнесу конкурентные преимущества.

Также стоит отметить, что управление ИТ-активами включает в себя соблюдение требований законодательных норм и стандартов. Лицензирование программного обеспечения и соблюдение условий контрактов с поставщиками требуют внимательного контроля, чтобы избежать штрафов и репутационных потерь. Таким образом, грамотное управление ИТ-активами становится неотъемлемой частью успешного ведения бизнеса в условиях современного цифрового мира.